RFQ

【株式会社サンプラネット様】購買業務の知識やノウハウを共有し、メンバーの購買スキルの底上げと最適価格による購買の実現を目指すRFQクラウドDX

株式会社サンプラネット様

事業内容
医療・健康・環境分野に関わるビジネス・サービス関連事業
年商
182億円(2019年度)
購入品目
設備・機材、消耗品 など

課題
見積業務がアナログ管理であり、記載内容も統一化されていないため、作業効率が悪い
サプライヤーの情報が個人に依存しており、購買業務の知識やノウハウが共有されていないため、担当が変わる度に情報がリセットされる
ゴール
システムを活用した見積業務の効率化
購買データの蓄積とデータベースの構築

医療・健康・環境分野に関わるビジネスやサービスを展開するエーザイ株式会社の子会社である株式会社サンプラネットは、東京・筑波・美里・川島・鹿島に拠点を構え、グループ企業の研究支援や資材調達、医薬品の分析など幅広いサービスを提供しています。

今回は、見積業務の効率化や購買データの蓄積を実現するためにRFQクラウドの導入を決めた営業本部管理グループ統括課長の葉山様にお話をお伺いしました。

業務内容について

———今回RFQクラウドを御導入いただいた営業本部はどのような部署なのでしょうか。

葉山様 営業本部はグループ企業を顧客とする内販部隊とそれ以外を顧客とする外販部隊にわかれており、各拠点に在籍しております。内販部隊はコストセンターとして、グループ企業の工場や研究所で使う消耗品や機材などの調達や、間接部門でのデータチェックおよび発送業務等を請負っています。外販部隊は内販で培ったノウハウや知識を活かし、国が定めたGMP(医薬品及び医薬部外品の製造管理及び品質管理の基準)に対応した製造ラインの提案、また理化学機器や手袋、マスク、消毒液といった消耗品の販売などを製薬メーカーや食品メーカー向けに行っています。

最適価格による購買は営業本部が最も価値を出すべき仕事であり、取引先様が負担されるコストへの責任を担っているという自負心を持って日々の業務にあたっています。

———その中で葉山様の業務内容についてお聞かせください。

葉山様 事業部の管理グループなので、事業部全体の取組みの旗振り、各営業担当の数字の確認、コンプライアンスに則った活動になっているか点検したりしています。

見積業務に関する知識やノウハウが共有できておらず、担当者のスキルに偏りが生まれている。

———購買業務ではどのような課題を抱えられているのでしょうか。

葉山様 一番の課題は、担当者が変わる度に「購買知識」がリセットされることです。「どこのサプライヤーが何に強い」「このメーカーの製品ならこの販売店が安い」といった知識やノウハウが共有・蓄積されておらず、個々人の経験値でしかありません。前任者に聞くか、それができなければ過去のデータをひっくり返して実績を調べる必要があり、かなりの時間と手間がかかってしまいます。
また、価格交渉などの取引先とのやりとりが担当者に依存しきっていることで、逆に見積を依頼するサプライヤーが固定されてしまうことも課題に感じています。いつも取引している販売店だけに見積もりを依頼するのではなく、他の担当者が取引しているサプライヤーにも依頼し交渉の材料を増やすこと。それが、最適価格での購買を実現するためにも重要となります。
その為に過去に積み重ねてきた知識や情報・ノウハウを効率よく活用し、メンバー誰もがより短時間で適正な価格を見極めることできる体制をつくりたいと考えています。

スキル差や非効率な業務による残業量の増加が問題に。

———そういった課題は、いつごろから感じられていたのでしょうか。

葉山様 5、6年前からになります。
もともと現場の担当者が見積作成業務にかなり苦労しており、何か業務の仕組みを変えなくてはいけないと強く感じていました。ですが、当時は現場のメンバーも日々の業務を回していくことで精一杯でした。そのため、誰か何とかして!という声は上がっていたのですが、自分たちで動く暇がなかったと思います。業務が大変だという思いはあるものの、何をどうしていけばわからない状態でした。

象徴的な出来事として、ベテランメンバーが転出した後、担当の人数を増員しても、経験豊富なメンバーの不在により部署の残業量が大幅に増えてしまったことがあります。そのとき、業務の効率性やパフォーマンスが、経験豊富なメンバーにいかに大きく依存してしまっているかを痛感しました。

———担当が変わると仕入れ先情報がリセットされてしまう、というのは何が原因なのでしょうか。

葉山様 データベースができていないことが原因だと思っています。メールやFAXによる見積書のやりとりが担当者ごとに行われていることで、どこから、何を、いくらで買っているのか、といった情報が体系的にほとんど残せていませんでした。

———そういった課題の解決に向けて取り組まれていたことはありますか。

葉山様 いくつかの拠点では見積データの蓄積に取り組んでいました。ですが、組織変更とともにメンバーの入れ替えが発生したり、拠点間でのデータ共有ができなかったりしたことから、全社には浸透しませんでした。
各拠点ごとにそれぞれのやり方があることも原因の一つかもしれません。

他にも、リバースオークションを取り入れたことがあります。
しかしながら、当時はEメールが普及し始めた時期だったため、取引先によってはなかなか浸透しませんでした。また、サプライヤーとのコミュニケーションが取りづらく、活用は進みませんでした。

———システム導入のきっかけはなんだったのでしょうか。

葉山様 その後、一旦異動となり業務を離れてしまったので、システム導入を具体的に検討し始めたのは戻ってきた一年ほど前になります。2020年度は会社の基幹システムが入れ替わるタイミングだったこともあり、購買システムの導入を並行して進めることができるのではと考えました。新しいシステムに合わせた業務が浸透しやすく、またメンバーにも「業務を改善する」という意識の変化が生まれるきっかけになるかなと思い、導入検討を進めてきました。

RFQクラウドを選んだ理由は、「見積もり」に特化したシステムだからこそ余分なものがついていないということ。

———システムの比較や選定など、導入までのプロセスはどのように進めていたのでしょうか。

葉山様 まずはどんなシステムがあるのかを知るために、購買システムを提供するいくつかの会社に声をかけました。
話を聞いてみると、見積もりから売上、改修までを管理できる多くの機能を備えたシステムが多い印象でした。「あれができるならこれも…」「こんなこともしたい…」という期待は膨らむのですが、本当に必要なことがわからず、結局何にも手を出せなくなってしまいました。

見積もりが取れるシステムの他にも、RPAを活用し、業者から受け取った見積フォーマットから自社の見積フォーマットへの転記を自動化することも考えました。しかし、受け取る見積書のフォーマットが一定でなくてはならず、各業者から受け取る見積書をメンテナンスする必要があるなど懸念点が多かったのです。またRPAを導入している別の部署では、やはり変更が生じるフォーマット等の調整に苦労しているとの話がありました。

そこで改めて課題解決のために一番必要なものを洗い出すことにしました。その結果、やはりまずは簡単に相見積を取得でき、入力作業が減らせるシステムが欲しいと考え、選定基準を絞って検討を進めました。

———いろいろなシステムをみてきた中で、RFQクラウドを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

葉山様 見積業務に特化していて、余分なものがついていないことですね。実現したいことや解決したいことを突き詰めた結果、まずは「見積もり」の効率化から始める必要があると考えていました。
RFQクラウドは見積データを蓄積し、交渉の履歴など関連した情報を残すことができ、また貯めたデータに多拠点からアクセスできるということで、まさにこういうものが欲しかった!と感じました。

残業時間を減らし、誰もが同じレベルで見積査定ができる体制をつくる。

———RFQクラウドを活用することでどんなことを実現したいと考えていますか?

葉山様 やはり一番は見積業務にかかる工数の削減と見積データの蓄積です。特に、サプライヤー選定後にお客様に提示する見積の作成やその後の発注業務など、仕入れ先から受領した見積書の転記作業が大きな負担になっていました。まずはその非効率的な業務を変えていきたいと思っています。
また、見積データを蓄積していくことで担当者ごとの経験値でしかなかった情報を共有し、経験の浅い担当者を含めてだれもがより短い時間で適切な交渉や査定ができるような体制を作っていきたいと考えています。

———システムを活用し、見積業務を効率化やデータの蓄積を実現することは業務改革のための第一ステップかと思いますが、それらを実現した先にある展望などはありますか?

葉山様 メンバーの誰もが同じレベルで相見積業務を行うことができるようになった先には、お客様からの依頼に対して適切な商品を探すスキルを向上させたいと思っています。現場で求められる購買スキルの一つである相見積では、品目が決まっている中で「いかに価格を抑えて購入するか」ということに重点が置かれます。しかし、購入品によっては「こんなものが欲しい」という抽象的な依頼に応えることも求められます。依頼された購入品にはどんな種類があって、その中で何が最適なのか、といった提案から選定の業務を効率化したいと思っています。

購買業務の改善で大切なのは、「あれもこれも一度に叶える」ことではなく、「まずは小さく始める」こと。

———最後に、この1年システム導入に動かれた中で得た、新しい発見や視点などはありますか?

葉山様 システム導入に際して、業務改善のために色々と勉強しました。やりたいこと、こんなことできたらいいなという夢はどんどん広がりましたが、そこから具体的にどう変えていくかというところまで絞り込んでいくと、全てを一度に叶えられるわけではないと気づきました。ある程度の線引きをし、段階を追っていくことが必要で、「システムを活用して購買業務を改善したい」という漠然とした夢みたいなものから、最終的にたどり着いたのは「相見積を効率化したい」というところでした。
すごく小さなところに収まったように感じますが、業務を変えていくためにはこうしたところから始める必要があるんだなと思いました。

大変だ大変だといっているだけで、何がどう大変で、どこから変えていくべきなのか、というところを考えることができていなかったなと。残業が多くて大変なら、それを改善するためにはどうしたらいいのか言語化し、費用や工数を考慮した上で「まずはこれを変える」というところまで落とし込む。これが今回の導入検討から得た大きな学びだったと感じています。

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