RFQ

【株式会社イトーキ様】全社共有の見積もりデータベースを構築し、調達活動における全体最適を実現するRFQクラウドDXモノづくり

株式会社イトーキ様

事業内容
【ワークプレイス事業】
ワークステーションシステム/デスク/ローパーティション/事務・会議チェア/テーブル/保守サービス業務/FM・PMコンサルティング/オフィス建材内装設備/移動間仕切・可動間仕切/学習デスク・チェア/テレワーク用家具など

【設備機器・パブリック事業】
セキュリティ設備機器/工場・物流設備機器/商業施設機器/研究施設機器/サイネージ/原子力施設機器/公共施設機器/商業施設機器など

【IT・シェアリング事業】
什器レンタル/オフィスシェアリング/ソフトウエア開発/メンバーシップ制事業など
年商
1,162億円(2020年度)
購入品目
板金部品・機械加工部品・樹脂成形部品など

課題
仕入先ごとに見積明細の書式がバラバラとなっている
見積情報や交渉経緯が各工場や担当者ごとに属人管理されている
設計段階において購買担当者のもつ価格情報を有効に活用できていない
ゴール
見積書式の不統一による社内業務(見積精査など)の煩雑さの解消
各工場の購買担当者間での見積情報のスムーズな連携
設計段階から購買コストを意識した製品開発の推進

株式会社イトーキはオフィス向けにデスク・チェア・収納などの家具を製造・販売する、日本有数の大手総合オフィス家具メーカーです。調達組織のパフォーマンス向上と課題解決を進めて行くにあたり、イトーキの調達企画部ではRFQクラウドを活用した全社的な見積もりデータベースの構築とそれを活用した業務の効率化に取り組んでいます。
今回は導入前に抱えていた課題や、今後の活用ビジョンなどについてお話をお伺いしました。

イトーキの事業内容について

———貴社の事業について教えてください。

佐藤様 イトーキはオフィス家具の製造・販売をはじめとしたオフィス関連事業を手掛け、オフィス空間をはじめ、公共空間、専門空間、そして生活空間まで、人をとりまくさまざまな環境づくりをサポートしています。

近年では働き方の自己裁量を最大化し、ワーカー自らが働き方を自律的にデザインしていくワークスタイル戦略である「Activity Based Working(ABW)」を取り入れた「XORK Style」という働き方を提案しております。
またイトーキでは多様化する経済の要となる医療品・日用雑貨業界向けにも、立体高速ピッキング仕分機システマストリーマー(SAS)を中心に、配送センターのコストダウンや事業の収益に配慮したトータルシステムの構築をご提案しています。

イトーキの調達活動において全体最適を実現することがミッション

———調達企画部の役割について教えて頂けますか。

藤原様 調達企画部の役割は大きく分けて2つあります。調達基盤の整備と国内外の取引先様と良好な関係性を築き最適購買を実現する取り組みです。調達基盤の整備では、取引先管理・協力関係強化・金型管理・下請法遵守の徹底などについて、各工場の個別最適ではなくイトーキとしての全体最適となるような仕組みの構築を行っています。この取り組みにはRFQクラウドのような調達に関わるシステムの導入も含まれます。

佐藤様 当社は中期経営計画の中で、ポストコロナの働く環境づくりをリードするとともに、激変する社会に新たな価値を提供することで、高い利益を創出し続ける企業へと進化していくことを掲げています。その為には、業務フローの見直しにより、よりスピーディーでタイムリーな情報収集と購買活動の実現を目指して行きたいと考えます。
各工場の資材部門で働く購買担当者は個別に取引先との価格交渉や協力関係構築に取り組んでいますが、調達企画部としてはより全体最適を意識した取り組みをしていく必要があります。いま進めているRFQクラウドを活用した全社的業務フローの見直し・見積フォーマットの統一・情報の共有化は、そうした取り組みの一環でもあります。

調達基盤の整備にあたって、見積フォーマットの統一が課題だった

———今回の導入にあたって解決したいと考えていた課題を教えて下さい。

藤原様 当社から取引先様に見積依頼をする際の依頼書の書式や、取引先様から受領する見積明細の書式が事業所や担当者ごとにバラバラになっていました。その結果、受領した見積回答の整理に多くの時間が掛かってしまったり、必要な明細が入手できておらず内容の精査ができなかったりといった問題が起きていました。
取引先様から見積明細をきちんと頂くことで、調達に携わる購買担当者が部品の原価構造や製造工程に対する理解をより深めることができます。そうすると、調達部品の価格について取引先様と一段踏み込んだコミュニケーションができるようになり、取引先様と一緒に良い方法をみつけることができます。見積もりに関わる工数を削減し一歩進んだ調達活動にしていくためにも、見積明細のフォーマット統一は是非ともクリアしたい課題でした。

設計段階でコストの8割が決まる。調達から設計への情報共有の重要性

———今回の導入にあたって解決したいと考えていた課題を教えて下さい。

藤原様 また、見積情報を統一フォーマットで定型化するとともに、購買担当者が取得した見積もりが設計部門に共有されるような仕組みを作りたいと考えていました。設計者がコスト情報を製品設計に活かすことができれば、より抜本的な製品のコストダウンが実現できるからです。

よく「コストの8割が図面を書いた時点で決まってしまう」と言われますが、製品の設計が終わって量産が始まった後のコストダウンにはどうしても難しさや限界があります。実際、私が以前に生産技術部門で原価低減活動に取り組んでいた頃、「ここを違う設計にしたらコストダウンできるのに」という話になることが度々ありました。
こうした経験から、よりよい製品をより安く作っていくためには設計段階からコストを意識したものづくりができるような仕掛けが必要だと考えていました。

佐藤様 特に新製品開発において、各資材調達部門が持っている価格情報などをうまく設計部門にフィードバックできていないという課題がありました。
新製品開発においてはどの取引先に見積依頼するか、目標価格をいくらにするかなどを設計部門が先行して決めてしまう事が多いです。しかし、設計者目線でサプライヤーを選んでしまうと、すぐにサンプルを送ってくれる・回答スピードが早いなどの点が優先されてしまうことがあります。この時点でサプライヤーの選択肢が限られてしまうと、QCD全ての観点で最適なサプライヤーを選択することが難しくなるのです。より幅広い選択肢から最適なサプライヤーを選択するためにも、価格推移のデータなど、コストに関しての判断基準となるような情報を早い段階で資材調達部門から設計に対して共有する必要がありました。
加えて、サプライヤーやコストに関する情報が個人のノウハウとして存在しており、異動で人の入れ替わりが発生した際に引き継がれにくいという点も課題に感じていました。異動したばかりの新人でもベテランと同じ情報にアクセスできるような状態を実現したいと思っていました。

日々忙しい資材部門での業務の標準化・情報共有にRFQクラウドが活かせると考えた

———導入前の実際の見積業務の状況はどのようなものだったのでしょうか。

市金様 調達企画部に来る以前、私は工場の資材部門で実際に購買担当者として働いていたのですが、見積業務や情報の取り扱いはかなり属人化してしまっていると感じていました。

まず、取引先様への見積依頼の方法が購買担当者ごとに異なってしまっていました。見積依頼書のフォーマット自体は存在していましたが、その運用が購買担当者任せとなっておりました。フォーマットに従って見積依頼書を作成・添付する人がいる一方で、メール本文にだけ見積条件を記載する人もいました。

見積情報の蓄積・共有についても同様に購買担当者任せになっていました。工場によっては見積書を共有フォルダに保管するルールが設けられていたり、担当者が個人でEXCEL上に見積価格のデータベースを構築したりしているケースもありましたが、あくまで工場ごとや担当者ごとの取り組みに留まってしまっていました。
現場レベルでこうした問題に取り組みづらい理由として、資材部門の購買担当者は納期や品質を守るために日々さまざまな業務に追われている、ということがあります。こうした状況では、業務の標準化や情報保管のルールを設けたとしても、それを維持・徹底していくのが難しい。こうした課題を解決するような仕組みが必要でした。
RFQクラウドの良いなと思った点は、工場をまたいだ全社の統一フォーマットで見積依頼を掛けることができる点と、受領した回答が自動的にデータベースに蓄積される点です。こうしたシステムであれば、日々忙しい資材部門でも業務の標準化や情報共有を実現できるのではと思いました。

導入の決め手は製造業の「見積もり」に特化していたこと

———システム選定するに当たって決め手になったポイントを教えて下さい。

藤原様 当社が必要としている「見積もり」の機能に特化していた点がよかったです。生産管理・購買管理などの高価なシステムの一部として見積管理を提供しているものは他にもありましたが、製造業の「見積もり」に特化したシステムはRFQクラウドだけでした。導入コストも相場と比べて安く、当社のニーズを満たしていました。
また、調達企画部にシステム導入の経験があまりなかったので、本格導入を進める前にトライアルを実施できた点もよかったです。実際のトライアル期間中には、社内説明会やサプライヤー説明会に同席して頂くなど、手厚いフォローを受けることができました。

佐藤様 A1Aさんが製造業の購買業務に関して、とてもよく理解されていた点も好印象でした。購買業務や製造工程などの知識について理解されているシステム会社の営業の方は少ないのではと思っています。他の業務改善システムの営業を受けたときには、弊社の業務フローや帳票などについて一から説明しないといけないことが多々ありました。A1Aさんは購買に特化したシステムを提供されているからだと思いますが、購買業務について非常によく理解してくださっていて、やり取りが非常にスムーズでした。

コストテーブルを整備し、源流段階でのコスト作り込みを推進していく

———今後の展望についてお聞かせください。

藤原様 まずは現在取り組んでいる板金部品や樹脂成形品などの部品で見積フォーマットの運用を確実に軌道に載せていき、ゆくゆくはアルミ成形や縫製品など別品目にもRFQクラウドを活用するところまで持っていきたいと考えています。

また、蓄積した見積もりデータを活用して、これまで実現できていなかったデータ分析などの新たな取り組みを進めていきたいと考えています。RFQクラウドには蓄積した見積明細データをCSV形式で出力できる機能がありますが、弊社ではこれを活用してコストテーブルの整備に取り組みたいと考えています。
作成したコストテーブルの活用用途として、まずは調達部門での活用を想定しています。イトーキとしての基準調達価格を算出できるようにすることで、調達部門が実施する見積り精査や購買先選定を適正かつ効果的に進めることができると期待しています。
さらに設計部門でのコストテーブル活用も想定しています。コストテーブルを用いることで、設計者が作成した図面や仕様に基づいて価格の推計を行えるようになります。設計段階でコストを算出し見直しをすることができれば、より後戻りの少ない開発設計を進めることができると考えています。

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