購買担当者が抱える課題とは？

購買担当者162名にアンケートを取ったところ、現在の購買業務に対する課題は以下の様になりました。

• 1.原価低減に課題を感じる
• 2.サプライヤーから入手する見積フォーマットを統一したい
• 3.見積、図面等のデータ形式がバラバラであり格納フォルダも別々である
• 4.サプライヤーとの交渉履歴が残っていない
• 5.図面や見積データがうまく引き継がれず属人管理となっている
• 6.図面や見積データを紙で管理しているため探索が困難である

課題の発生理由

現在の購買の課題を大きく分けると三つに集約されています。

• 1.見積明細が取得できていないため査定が困難
• 2.過去の交渉履歴が残っていない
• 3.見積プロセスの業務負荷が大きい

これらはすべて、見積書にまつわる課題、ということができると思います。普段、購買担当者が何気なく処理している見積書ですが、この見積明細書を取得方法で、すでに課題が発生しているのです。
見積明細は「購入品目がなぜその価格で購入する必要があるのかを示す根拠」です。上記のような課題によって多くの企業に発生しているのが、根拠のある価格交渉ができていないという事態です。

見積書を合計金額で取得してしまい、値下げに関しても出精値引き対応などが目立っています。
根拠のない価格交渉をし続けていくと、なぜその価格になったかの根拠を把握しないまま、コスト増大要員や、効率化するための対策を購買からサプライヤへ提案ができなくなっていき、最終的には彼ら取引先の競争力を一緒に向上させていくこともできなくなってしまいます。

さらに、課題の本質が理解できていないためサプライヤーソーシングも「現在より安価な取引先を探す」という点で進めてしまいがちで、何にフォーカスすべきか明確になっていないことで目的の取引先が見つからない、または見つかっても最終的にはミスマッチになってしまうことが多くなります。それに加え、根拠の無い価格交渉によって、下請法違反など重大な違反を起こすリスクも同様に含んでいます。
つまり、見積明細を取得・要求していくことは、実は両者のリーガル面でのリスクヘッジでもあるわけです。

一見単純な見積書にまつわる課題によって、過去に取得した情報が活かされず、見積査定業務が非効率的になり、また、バイヤー・サプライヤ双方の将来的なリスクが生じる可能性があるのです。