RFQ

【株式会社ヤマサキ様】担当者に属人化していた見積業務を改善し 部門間の情報連携スピードを高めていくRFQクラウドDX

株式会社ヤマサキ様

事業内容
1. 化粧品の製造及び販売
2. 医薬部外品(ヘアケア・スキンケア・入浴剤)の製造及び販売
年商
42億5,000万円(2020年度)
年間購入点数
1,000点以上(品目として)
購入品目
容器・パッケージ等の包装資材, 販促用の印刷物など

課題
見積関連情報の管理が属人化しており、業務が担当者に依存していた
見積もりの取り直しが多く、担当者に大きな負担が掛かっていた
ゴール
見積業務における属人化の解消
事務作業削減による価格分析・交渉といった価値創出業務リソースの確保
見積情報のスムーズな連携を通じた商品開発スピードの向上

お話を伺った方

総務部 兼 製造物流部 取締役部長 中本 敬
西風新都工場 製造物流部 管理課 課長 加來 純一
西風新都工場 製造物流部 管理課 菅 卓也

株式会社ヤマサキは、広島県広島市に本社を構える化粧品メーカーです。特にヘアケア商品に強みを持ち、主力ブランドのLaSana(ラサーナ)でアウトバストリートメント(洗い流さないヘアトリートメント)市場においては国内トップシェアを誇ります。

今回は、化粧品の包装資材・販促用資材における見積業務の改善のためRFQクラウドを導入したヤマサキ様に、導入前に抱えていた課題や、今後の活用ビジョンなどについてお話をお伺いしました。

ヤマサキの事業内容について

御社の事業のご紹介を頂いてもよろしいでしょうか。

中本様 ヤマサキは、ヘアケア・スキンケア・アロマ用品の製造・販売を手掛ける化粧品メーカーです。弊社は特にヘアケア用品に強みをもっており、アウトバストリートメント(洗い流さないヘアトリートメント)という領域において12年連続業界ナンバーワンの地位を維持し続けています。
おかげさまで昨年には弊社の主力商品「ラサーナ 海藻 ヘア エッセンス」が、日本最大の化粧品口コミサイト「アットコスメ(@cosme)」が主催する「@cosmeベストコスメアワード」で殿堂入りを達成いたしました。

購買の業務内容について

ご導入部署の業務内容について教えて頂けますでしょうか。

加來様 工場の管理部門である製造物流部 管理課へRFQクラウドを導入しました。様々な管理業務を担当していますが、大きく分けて生産管理・物流事務・購買の3つの役割を担っています。RFQクラウドを主に扱う購買業務担当の社員は現在2名体制で運営しております。
菅様 購買では、主に化粧品製造に必要な容器・クリアケース・段ボールといった包装資材や、販促を目的とした各種印刷物・ダイレクトメール・ノベルティ商品などの調達を行っています。

中本様 化粧品の資材調達の特徴として、裏面やデザインの改版が非常に多いことがあります。同一商品のマイナーチェンジが多く、前のバージョンを残しながら新しいバージョンの製造を開始する必要があります。そのため、管理業務がとても煩雑です。
特に裏面表記の変更は非常に責任と緊張感の伴う業務です。もし仮にミスをしてしまうと、法律上問題のある表記を世の中に出してしまうことになり、商品の回収に繋がってしまうからです。これは化粧品メーカー特有の購買の難しさなのではないかと思います。

担当者以外、誰にも探し出せない見積もり情報

RFQクラウド導入前の課題を教えて頂けますでしょうか。

加來様 過去履歴・実績調査を熟練した購買部門の担当者に依存する状況になっていました。
業務が担当者の知識やスキルに依存し過ぎてしまうと、担当者が体調不良などで急に不在になった場合に業務が回らなくなるリスクが高まります。実際に以前、担当者が長期で不在になったことがあったのですが、他の社員がフォローに入るのに苦労して業務が滞ってしまうといったことが起きていました。

なぜ業務の属人化が起きてしまっていたのでしょうか。

加來様 見積業務はメールが軸になっており、案件ごとの過去履歴を追うのが難しく、情報共有の精度も見積依頼を行う購買担当者に依存していました。その結果、購買担当者に聞くのが最も早いという状況に陥っていました。

また、弊社では情報の一元管理を目的として、見積業務は購買に集約しています。サプライヤ様から見積書を受け取るたびに、所定のルールに従ってデータを共有フォルダに保存する決まりになっていました。そのフォルダの運用に問題の原因がありました。

SHARE

  • Facebook
  • Tweet
  • LINE
  • >
  • お役立ち情報>
  • 【株式会社ヤマサキ様】担当者に属人化していた見積業務を改善し 部門間の情...